Frem og tilbage med underskrifter på papir til stor gene for både medarbejdere og ledige i Roskilde Kommune.
Tidligere brugte ledige unødigt mange timer på at udfylde manuelle fremmødelister, når de mødte til eksempelvis kurser og møder i jobcentret.
Efterfølgende skulle underskrifterne returneres til jobcentret hver eneste måned, hvorefter en medarbejder så brugte endnu flere timer på at kontrollere både lister og underskrifter.
Nu foregår det hele digitalt. Ledige scanner simpelthen deres sundhedskort, når de møder i jobcentret, og så bliver alle informationer efterfølgende lagret i et digitalt system, som lynhurtigt kan godkendes af en medarbejder.
Det er tidsbesparende. Både for borgerne og for os. Vi får frigivet tid, som vi kan bruge på borgerne i stedet for papirnusseri
Og det er godt eksempel på, hvordan man kan gøre det lettere for borgere at møde kommunen uden om alt det bøvlede bureaukrati, der ellers kan møde medarbejdere og borgere både i jobcentret og på det sociale område.
Sådan lyder det fra Ane Schwartz, der er teamleder I UngeGuiden – Jobcenter Roskilde.
Frigiver tid til kernekompetencer
Hun var med til at implementere den digitale løsning med underskrifterne.
- Vi havde det hele i et klassisk Word-dokument. Det er jo manuelt arbejde, som kræver en del. Så fik vi så en skærm, ligesom man kender det fra lægen og andre steder, hvor der en bipper, som man kan scanne sit sundhedskort i. Det er jo ret simpelt. Men det hele foregår automatisk. Jeg var med til at implementere systemet, og her i Ungeguiden var vi de første til at prøve det af, inden vi rullede vi det ud til resten af jobcentret, siger Ane Schwartz til TV 2 Lorry.
På den måde bliver underskrifterne både indsamlet og kontrolleret i et og samme digitale system, og det frigiver tid til kernekompetencerne.
- Det er tidsbesparende. Både for borgerne og for os. Vi får frigivet tid, som vi kan bruge på borgerne i stedet for papirnusseri, siger Ane Schwartz.
Artiklen fortsætter under billedet.
Søsætter storstilet projekt
Netop de gode erfaringer med det nye digitale underskriftssystem, som frigiver tid og giver mindre bureaukratisk bøvl, er baggrunden for, at Roskilde Kommune nu søsætter et storstilet projekt for netop at få mindre bøvl og mere tid.
- Det er jo et godt eksempel på, at vi gør det nemmere for både borgerne og os selv. Det kan vi garanteret også på andre områder, siger Merete Dea Larsen (DF), der er formand for Social- og Beskæftigelsesudvalget i Roskilde Kommune.
Hun har i flere omgange ønsket at igangsætte projektet, som nu bliver til virkelighed.
Det kommer til at køre over det næste års tid, hvor medarbejdere i kommunen skal fortælle om, hvor man vil kunne få lettere arbejdsgange, end det er tilfældet i dag.
Kort sagt, så vil politikerne have medarbejdernes input, så man på en kvalificeret måde kan se på at gøre tingene lettere.
Vil rydde op i egne arbejdsgange
- Vi ved, borgerne oplever systemet som bureaukratisk, og det skal vi gøre noget ved. I første omgang handler det om, at vi skal have ryddet op i vores egne arbejdsgange. Medarbejderne ved som regel godt, hvor det bøvler unødigt. Og den viden skal vi bruge, så vi kan finde nye måder at gøre tingene på. Det her bliver en grundigere proces, end vi er vant til. Men det er vigtigt både at spørge borgerne og medarbejderne, så vi kan få bedre forløb i fremtiden, siger Merete Dea Larsen til TV 2 Lorry.
Derfor bliver opgaven nu for ledere og medarbejdere konkret at kigge på, hvor man kan fjerne unødvendige regler og dokumentationskrav - gerne med erfaring fra andre, som med succes har løst opgaverne lettere og mere effektivt til gavn for borgerne.
- Det er vigtigt, vi bliver klogere på hvorfor, vi gør, som vi gør. Er der en god grund til at holde fast i arbejdsgangen? Er der noget, vi har stirret os blinde på? Og ikke mindst - kan vi ændre på noget af det, så det bliver lettere for borgerne?, siger Merete Dea Larsen.
Ambition om mindre bøvlet lovgivning
Hun er dog også godt klar over, at både beskæftigelses- og socialområdet er kendt for deres tunge og meget omfattende lovgivning, så det næppe er sandsynligt, at kommunens arbejde alene fjerner alle unødvendige regler og krav.
Alligevel håber formanden for Social- og Beskæftigelsesudvalget, at projektet kan være med til også at inspirere andre kommuner. Og så har hun også en helt klar ambition.
- Min klare forventning er, at det her projekt kommer til at give bedre sagsforløb og mere tid til kerneopgaverne for den enkelte medarbejder i Roskilde Kommune. Og vi vil ligeledes gerne inspirere andre kommuner. Ambitionen er, at vi skal have ændret lovgivningen, siger Merete Dea Larsen til TV 2 Lorry.
