Foto: TV 2 Lorry

Kommuner gør op med "volapyk-breve" til borgerne

Når kommunerne sender breve til borgerne, er de alt for ofte indviklede og svære at læse.

Lange sætninger, juridisk sprog og upræcis information gør det nemlig svært for borgerne at forstå, hvad det egentlig er, kommunen vil, og det giver mange opkald hos sagsbehandlere landet over.

Men flere kommuner i hovedstadsområdet tager nu kampen op med kancellisproget. Blandt andet i Helsingør, Lyngby-Taarbæk og Egedal kommune, hvor man har gennemført kurser for et bedre sprog, skriver DR P4 København.

Kommunikationskonsulent Marianne Bolvig har stået for kurserne, og inden hun gik i gang, læste hun hundredvis af kommunernes breve til borgerne.

Upræcise, upersonlige og meget lange breve

- Det største problem er, at mange borgere får breve, der er upræcise og upersonlige, og hvor det ikke står klart, hvad formålet med brevet er. Derudover er der ofte problemer med overkommunikation på rigtig mange sider, hvor halvdelen af det, der står ikke er relevant, siger Marianne Bolvig til DR P4 København.

Det problem kender man til i Egedal kommune. Tidligere var de breve kommunens socialrådgivere sendte ud til borgerne meget lange.

- For eksempel, hvis en borger søgte om en handicapbil, så var afgørelsen på 14 sider, fortæller Rikke Terslev Bengtson, Afdelingsleder for Den Tværfaglige Myndighed i Egedal kommune til DR P4 København.

- Det gjorde, at mange borgere nåede at blive vrede og frustrerende inden de nåede til side 12, og ikke kunne gennemskue opbygningen i vores afgørelse, fortæller Rikke Terslev Bengtson.

Medarbejdere kom på skrivekursus

Frustrationen gik ud over medarbejdere, der ofte fik vrede borgere i røret. Blandt andet derfor satte man gang i et større projekt, hvor medarbejderne kom på kursus i at skrive godt og forståeligt.

På kurserne skulle sagsbehandlerne blandt andet møde nogen af de borgere, som havde modtaget brevene.

- Det påvirkede medarbejderne rigtigt meget. De blev virkelig berørte af, at der sad nogle borgere og følte sig mega talt-ned-til, siger Marianne Bolvig.

Efter kurset begyndte medarbejderne at skrive kortere og mere præcist. Noget man hurtigt mærkede hos borgerne.

Har ændret sig i Egedal

- Der kommer ikke nogen henvendelser fra borgerne, hvor de er i tvivl om, om de har fået noget eller ej. Så på den måde, har vi ændret på det, fortæller Rikke Terslev Bengtson.

Undersøgelser, som kommunen sidenhen har foretaget, viser, at antallet af klager over kommunens afgørelser er faldet og så er trivslen blandt medarbejdere steget.

- Det handlede både om, at der kom færre klager, men også at der kom en ny faglig stolthed og samarbejde mellem medarbejderne om at skrive godt, efter vi satte fokus på det, siger Rikke Terslev Bengtson.